Organizasyon web sitesi: program, konuşmacılar ve kayıt tek adreste.

Organizasyon web sitesi, bir kongre, fuar, festival ya da eğitim programının duyurusunu, programını ve katılımcı kaydını tek adreste yürüten sitedir. Kurumsal siteden farkı takvimli olmasıdır: içeriği etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında değişir.

Program akışı, konuşmacı sayfaları, çevrim içi kayıt formu, duyurular, konum ve ulaşım ile belge paylaşımı bölümlerinden oluşur. Kayıt formunda kişisel veri toplandığı için KVKK aydınlatma ve rıza yapısı baştan kurulur.

Kurumsal site sürekli çalışır; ziyaretçi ne zaman gelirse gelsin aynı bilgiyi bulur. Etkinlik sitesinin ise bir zaman çizgisi vardır: duyuru dönemi, kayıt dönemi, etkinlik günleri ve sonrası. Her dönemde ziyaretçinin aradığı şey değişir.

Kayıt döneminde en önemli düğme kayıt düğmesidir. Etkinlik gününde program ve salon bilgisidir. Etkinlik bittiğinde ise sunumlar ve fotoğraflar aranır. İyi kurulmuş bir etkinlik sitesi bu geçişleri panelden yönetmenize izin verir.

Dernek ve vakıflarda zaman çizgisi yoktur ama benzer bir öncelik sorunu vardır: üyelik başvurusu, faaliyet duyuruları ve bağış çağrısı aynı anda öne çıkmaya çalışır. Neyin ne zaman önde olacağını baştan konuşuyoruz.

Gelen her kayıt yönetim panelinizde birikir ve aynı anda e-postanıza bildirim düşer. Listeyi Excel dosyası olarak dışa aktarabilir, yaka kartı ya da katılımcı listesi hazırlarken kullanabilirsiniz.

Kayıtların yalnızca e-postayla gelmesi yaygın bir hatadır: bir e-posta gözden kaçtığında ya da istenmeyen klasörüne düştüğünde katılımcı kaybolur. Panelde biriken kayıt bu riski ortadan kaldırır.

Kişisel veri topladığınız için aydınlatma metni ve açık rıza kutusu formun ayrılmaz parçasıdır. Bunları da kuruyoruz.

Üç seçenek var. Site olduğu gibi arşiv olarak kalabilir — geçmiş etkinliğin programı, sunumları ve fotoğrafları erişilebilir kalır; bu, sonraki yılın katılımcısı için güven verici olur.

İkinci seçenek, aynı sitenin bir sonraki etkinlik için yeniden kullanılmasıdır. Yıl bazlı bir yapı kurulursa her etkinlik kendi adresinde arşivlenir, ana sayfa güncel etkinliği gösterir.

Üçüncüsü siteyi kapatmaktır ama bunu genellikle önermiyoruz: arama motorlarında biriken değer ve dış bağlantılar birlikte kaybolur.

Kontenjan sayısı panelden giriliyor ve kayıtlar geldikçe otomatik olarak azalıyor. Dolduğunda form kendiliğinden kapanıyor, yerine "kontenjan doldu" mesajı ve isterseniz bir yedek liste formu geliyor. Bunun elle yapılan yönetime göre farkı, kontenjan dolduktan sonra gelen kaydın hiç oluşmaması — sonradan geri çevirmek zorunda kalmıyorsunuz.

Son başvuru tarihi de aynı mantıkla çalışıyor. Tarih geçtiğinde form kapanıyor, sayfa açık kalıyor. Etkinlik yaklaştıkça sayfayı elle güncellemek zorunda kalmamanız için bu kuralları baştan kuruyoruz.

Birden fazla oturum ya da salon varsa her biri kendi kontenjanıyla ayrı yönetilebiliyor.

Web işlerinde teslim tarihi çoğu zaman esnektir; bir hafta gecikme can sıkar ama telafi edilebilir. Etkinlik sitesinde böyle bir imkân yoktur. Davetler çıkmıştır, konuşmacılar ayarlanmıştır, salon tutulmuştur; site yetişmezse kayıt alınamaz ve o gün geri gelmez.

DMC Web Tasarım & Yazılım bu tür işlerde takvimi geriye doğru kuruyor. Etkinlik gününden başlayıp geriye sayıyoruz: kayıt formunun ne zaman açılması gerektiği, duyurunun ne zaman çıkacağı, sitenin ne zaman denemeye hazır olacağı. Ara teslimler bu takvime bağlanıyor.

Bir de payı önceden ayırıyoruz. Son anda gelen konuşmacı değişikliği, eklenmesi istenen bir sponsor, program saatinin kayması — bunlar istisna değil, kural. Takvimi bu değişiklikler hiç olmayacakmış gibi kurmak, gecikmeyi baştan kabul etmek olur.